Het zijn de kleine dingen waarmee je verschil maakt met je bedrijf. Hoe je de telefoon opneemt, dat je je afspraken nakomt, en snel reageert op vragen. Dat klinkt heel makkelijk, maar in de praktijk is het vaak een race tegen de klok waardoor je gehaast de telefoon opneemt, iets niet opstuurt omdat het briefje met het adres per ongeluk is kwijtgeraakt of omdat je simpelweg vergeet iets op te volgen omdat er gelijk weer iets anders tussendoor kwam.
Het uitbesteden van secretariële diensten helpt je om wel na te komen wat je belooft en je klanten de service te bieden die ze verdienen. Ook als het druk is. In deze blog lees je wat je mag verwachten als je je secretariële diensten uitbesteedt.
Voor grote bedrijven en zzp’ers
Eerst even een misverstand uit de weg helpen: het uitbesteden van secretariële diensten is niet alleen voor grote bedrijven. Ook als zzp’er of klein bureau is dit haalbaar. Juist omdat je dan over minder achtervang beschikt, is dit een interessante, betaalbare optie waarmee je je dienstverlening aanzienlijk verbetert. Je schakelt de dienst in wanneer je het nodig hebt. Zo houd je zelf de kosten in de hand.
Ook voor grote bedrijven is het uitbesteden van secretariële diensten interessant. Bijvoorbeeld voor tijdelijke vervanging tijdens zwangerschapsverlof of vakantie van jullie eigen telefoniste.
Hoe groot of klein je bedrijf ook is, we hebben een pakket dat past bij jouw budget.
Wat houdt dat in, je secretariële diensten uitbesteden?
Als je je secretariële diensten uitbesteedt, dan nemen onze telefoniste de telefoon voor je op. Zij zijn getraind in klantgerichtheid, dus je bellers worden professioneel te woord gestaan.
Zij beantwoorden veelgestelde vragen direct op basis van de briefing die jij tijdens het kennismakingsgesprek hebt gegeven. Dat scheelt jou al heel veel tijd. Veel telefoontjes gaan over dezelfde vragen die ook een ander kan afhandelen, zodat jij je kunt richten op je werk.
Kunnen ze de vraag niet beantwoorden, dan verbinden ze door naar de juiste persoon of, als dat niet kan, maken ze een terugbelverzoek aan.
Van elk telefoontje ontvang je een bericht per SMS, e-mail of WhatsApp. Net wat jij als voorkeur opgeeft. Op dat moment kun je besluiten of je direct terugbelt of dat het even kan wachten. De belnotitie zetten we namelijk ook in je eigen dashboard. Daar kan je op elk moment zien wie er gebeld heeft.
Geen personeelszorgen
Onze telefonistes handelen jouw telefoontjes met aandacht af. Je bellers zullen denken dat je een telefoniste in dienst hebt. Het voordeel ten opzichte van een telefoniste in vaste dienst is dat je geen zorgen hebt over het werven en inwerken van iemand. Ook heb je veel minder kosten omdat je geen sociale lasten en pensioenkosten hoeft af te dragen. Je schakelt alleen door wanneer je secretariële ondersteuning nodig hebt. En daarmee betaal je naar verbruik. Dat is een stuk goedkoper dan een telefoniste in vaste dienst of inhuur via een uitzendbureau.
Kan een ander mijn klanten wel goed helpen?
Als je het eng vindt om je klanten aan iemand anders toe te vertrouwen, dan begrijpen we dat volledig. Dat is echter niet nodig, want onze telefonistes worden getraind in het voeren van klantvriendelijke gesprekken. Dat is geen eenmalige training voor ze beginnen. We coachen ze voortdurend. Bovendien kunnen ze altijd terugvallen op onze teamleiders.
Daarnaast selecteren we onze telefonistes op een goede telefoonstem. Dus ze zijn ook prettig om naar te luisteren. En we testen of ze geduldig en begripvol zijn. Niet elk gesprek is even makkelijk en juist dan moeten ze zich bewijzen en zorgen dat een klant fan blijft of wordt van jouw bedrijf.
Om te zorgen dat ze specifiek jouw klanten goed kunnen helpen, plannen we eerst een kennismakingsgesprek in, waarin jij ons vertelt wat je belangrijk vindt, hoe (in)formeel je met klanten omgaat en welke talen (Nederlands, Duits, Engels) je van ons verwacht.
Je bellers zijn dus in handen van echte professionals.
Bereikbaarheid
Om optimaal bereikbaar te zijn voor je klanten, kun je kiezen uit verschillende mogelijkheden:
doordeweeks van 08.00 uur tot 18.00 uur
uitbreiding naar ’s avonds tot 22.00 uur en in het weekend van 09:00 tot 17:00 uur
24/7 is bespreekbaar
Is het voor jou genoeg om tijdens kantooruren bereikbaar te zijn, dan is dat inbegrepen in het abonnement. Wil je meer service, dan kun je uitbreiden naar de avonden en weekenden. Voor € 10 extra per maand kun jij genieten van je rust, omdat je weet dat je klanten in goede handen zijn.
De voordelen van het uitbesteden van secretariële diensten
Je weet nu wat je mag verwachten als je je secretariële diensten uitbesteedt. Om je een volledig beeld te geven, zetten we de voordelen nog even op een rijtje. Deze gelden zowel voor jou, als je bellers:
Nooit meer storende telefoontjes tijdens vergaderingen of onderweg;
Een professionele uitstraling van je bedrijf;
Geen bellers meer mislopen door gemiste oproepen;
Aandacht voor je klanten;
Gegarandeerd bereikbaar, ook in de avonden en het weekend;
Professionele én vriendelijke telefonistes
Elk bedrijf is uniek, dus zullen we eerst kennismaken?
Om jouw bellers zo goed mogelijk te woord te staan, maken we graag eerst kennis met je. Elk bedrijf is anders en jij wilt jouw signature ook door laten klinken in je telefoontjes. Dat snappen we! Je telefoniste is immers vaak de eerste persoon die mensen te spreken krijgen en zij heeft een belangrijke uitstraling op je bedrijfsimago. Daarom bespreken we in een kennismakingsgesprek wat jouw wensen en instructies zijn. En we vertellen wat er mogelijk is en welk pakket het beste bij jou past. Daarna krijg je van ons een doorschakelnummer waar je je telefoon naar door kunt schakelen. Zodra je dat doet, nemen onze telefonistes jouw telefoontjes op en kun jij de belnotities teruglezen in je dashboard.
Om te ervaren of het uitbesteden van secretariële diensten bij jouw bedrijf past, mag je ons eerst 30 dagen gratis en vrijblijvend uitproberen. Kies je daarna voor een abonnement, dan blijf je maximaal flexibel, want onze abonnementen zijn dagelijks opzegbaar. Je zit dus nergens aan vast.
Hebben we je overtuigd? Zullen we dan eerst even kennismaken?