Als een klant jou niet kan bereiken via de telefoon, dan heeft dat impact op je imago. Bellers vinden bedrijven met een slechte telefonische bereikbaarheid niet professioneel of op zijn minst slecht georganiseerd. Dat geeft hen geen vertrouwen in het bedrijf.
Slechte telefonische bereikbaarheid heeft niet alleen invloed op hun eigen gedrag. Mensen zijn geneigd om slechte ervaringen ook aan anderen te vertellen. En zo kan de impact op je bedrijf groter zijn dan je denkt.
Natuurlijk is het niet altijd makkelijk om direct de telefoon op te nemen. En je bent wel eens onderweg of in vergadering, maar toch kun je je telefonische bereikbaarheid eenvoudig verbeteren. In deze blog laten we je zien hoe, maar laten we eerst eens kijken over welke situaties we het dan hebben. Herken je (een van) deze situaties?
Piekmomenten: hoe zorg je dat de telefoon toch wordt opgenomen?
Er zijn momenten of periodes waarin iedereen tegelijk belt. Als je boekhouder bent bijvoorbeeld, dan is het tussen 1 maart en 1 mei waarschijnlijk spitsuur. Ook je collega’s zijn dan hard bezig met de belastingaangiftes en dus regelmatig telefonisch in gesprek met klanten. Dan kan het zijn dat er niemand beschikbaar is om een inkomend gesprek op te nemen.
Of als je schoonheidsspecialiste of kapper bent, dan bellen vlak voor de feestdagen veel mensen om een afspraak in te plannen. Heel onhandig, want juist dan ben je al veel aan het werk en heb je geen tijd om de telefoon op te nemen.
Voor deze piekmomenten is een eenvoudige oplossing: een telefoonservice, zoals Antwoordservice Telefoonservice. Als iedereen druk is, schakel je gewoon je telefoontjes naar ons door. Je beller krijgt zo altijd iemand aan de lijn. Wij maken een notitie en als je weer beschikbaar bent, handel je alles in een keer af.
Vervanging tijdens ziekte, zwangerschapsverlof of vakantie
Ook als je een vaste telefoniste in dienst hebt, dan is het handig om een telefoonservice achter de hand te hebben. Je vaste telefoniste is namelijk ook wel eens op vakantie, afwezig of ziek. Iemand anders inwerken, is dan kostbaar. Heb je maar tijdelijk vervanging nodig, dan is een telefoondienst de ideale oplossing. Je vertelt in een kennismakingsgesprek meer over je bedrijf zoals hoe jullie je klanten aanspreken (u of jij), wat jullie diensten/producten zijn en binnen 30 minuten kun je naar ons doorschakelen. Fluitje van een cent! Niks uitzendbureau, salarisbesprekingen en inwerken.
Nu even niet!
Nog een voorbeeld wanneer telefoontjes niet goed uitkomen: als je goed werk wilt afleveren, dan moet je je af en toe even focussen. Bijvoorbeeld om een presentatie te maken of een pakkende e-mail te schrijven. Dan kun je gewoon even geen telefoontjes gebruiken. Dat geldt ook als je bezig bent met een klant. Dan verdient die op dat moment de volle aandacht. En sommige mensen vinden het niet prettig om onderweg gebeld te worden. Ze hebben groot gelijk, want het leidt toch af en dat kan gevaarlijk zijn.
Soms is het gewoon ook beter om je af te sluiten van berichtjes en telefoontje om je voor de volle 100% op een taak te richten. Ook dan kun je doorverbinden naar een telefoonservice. Je zult zien dat je dan ineens veel meer voor elkaar krijgt in korte tijd.
Doorschakelopties, kies de juiste voor dat moment
De situaties hierboven zijn allemaal anders en dan wil je niet vastzitten aan een vaste dienst. Dat hoeft ook niet. Ten eerste omdat je abonnement bij Antwoordservice Telefoonservice dagelijks opzegbaar is. Daarnaast heb je verschillende doorschakelopties:
Permanent doorschakelen
Wij nemen direct jouw telefoontjes op.Doorschakelen na 10 seconden
Als je zelf net te laat bent, dan belt de beller toch niet voor niks.Doorschakelen bij in gesprek
Is iedereen in gesprek? Dan nemen wij gewoon op!Doorschakelen bij geen bereik
Stel je mobiel staat op vliegtuigmodus, dan gaan telefoontjes direct naar ons door.
Je kiest zelf welke optie op dat moment het beste past. Je kunt dit zelf op elk moment aanpassen. Zo houd je ook de kosten in de hand. Je kan kiezen voor een pakket waar al 65 gesprekken zijn inbegrepen of voor een flexibel pakket waarvoor je minder betaalt per maand en alleen per inkomend gesprek een klein bedrag. Meer over onze pakketten lees je hier.
Langere openingstijden
Schakel je door naar Antwoordservice Telefoonservice dan kun je er ook voor kiezen om je telefonische bereikbaarheid uit te breiden naar de (doordeweekse) avonden (tot 22.00 uur) en de weekenden (van 09:00 tot 17:00 uur). En zelfs 24/7 is bespreekbaar. Lekker idee dat terwijl jij bijkomt van je werkdag onze telefoniste gewoon jouw telefoontjes beantwoordt.
Onze professionele telefonistes helpen jou je telefonische bereikbaarheid te verbeteren
Onze telefonistes zijn getraind in klantgericht gesprekken voeren. Je kan je bellers dus met een gerust hart aan ons overlaten. Wij zorgen dat ze professioneel te woord worden gestaan en als jij weer bereikbaar bent, dan lees je in je e-mail, SMS of WhatsApp wie er heeft gebeld. Zo’n bericht sturen we direct na een gesprek. Heeft het geen haast, dan kun je het later ook nog eens nalezen in je eigen dashboard want alle belnotities zetten we ook daarin. Beter nog die krabbeltjes op losse papiertjes die meestal kwijtraken, niet?
Zo simpel is het om je telefonische bereikbaarheid te verbeteren
Er kunnen hele legitieme redenen zijn waarom je de telefoon niet kunt opnemen. Alleen heeft je klant daar geen boodschap aan. Voor hem komt het niet professioneel over en dat is een krasje op je imago. Áls hij/zij nog terugbelt, want een derde belt niet meer terug als er niet wordt opgenomen.
Nu je weet hoe eenvoudig je kunt doorschakelen naar onze telefoondienst zijn er dan ook geen excuses meer voor een slechte telefonische bereikbaarheid. Voor elk budget hebben we een passend pakket. En bedenk ook: wat kost het je als je niet opneemt? Niet alleen bestaande klanten, maar mogelijk ook prospects!
Wil jij je telefonische bereikbaarheid verbeteren, maar twijfel je nog? Dan maken we het makkelijk voor je. Je mag onze service 30 dagen gratis en vrijblijvend proberen. Klik op de knop hieronder, vul wat gegevens in en we sluiten je binnen 30 minuten aan.