Werken is vaak multitasken. Tussendoor even een mailtje typen, WhatsApp bericht lezen, telefoontje aannemen. Terwijl je eigenlijk bezig bent met een offerte die je vandaag echt wilt afronden.
Het is bewezen dat als je je richt op één taak, zonder afleiding, je veel sneller klaar bent en de kwaliteit van je werk ook beter is. Elke keer dat je je laat afleiden, duurt het 6 tot 20 minuten voor je weer terug bent in je concentratie. Kun je nagaan hoeveel productiever je kunt zijn!
Je WhatsApp berichtjes kun je muten, dat mailtje kan ook wel even wachten, maar je klanten wil je niet voor niks laten bellen. Als je een telefoonservice inhuurt voor je telefoonbeantwoording nemen zij voor jou de telefoon aan en kun jij lekker doorwerken. Misschien is dit de eerste keer dat je hoort over de mogelijkheid of misschien heb je er al eens over gelezen maar weet je niet precies wat je ervan mag verwachten. Hoe telefoonbeantwoording door een telefoonservice werkt, leggen we je graag uit in deze blog!
Goede klantenservice
Je klanten zijn je bestaansrecht. Natuurlijk wil je voor hen altijd bereikbaar zijn. Als een klant belt en er neemt niemand op, dan zal hij/zij al snel de conclusie trekken dat dit geen professioneel bedrijf is. Of dat het een bedrijf is dat zijn klanten niet serieus neemt. En dat kan je klanten kosten!
Natuurlijk wil je klanten met wie je in vergadering bent ook alle aandacht geven en niet tussendoor telefoontjes opnemen. Idem voor die offerte waar je echt indruk mee wilt maken. Maar dan moet je je wel concentreren.
Op die momenten kun je eenvoudig tijdelijk je telefoonbeantwoording doorschakelen naar een telefoonservice. Daar beantwoorden professionele telefonistes jouw telefoontjes en maken notities zodat jij later met je volle aandacht je klant kan terugbellen. Als dat nog nodig is, want als het een eenvoudige vraag betreft, kunnen ze zelf het telefoontje afhandelen. Dat scheelt jou alweer tijd!
Maar wie zijn die die telefonistes die jouw telefoon gaan beantwoorden? Je laat je klanten niet zomaar aan de eerste de beste over natuurlijk.
Een professionele telefoniste op afstand
Telefonistes van Antwoordservice Telefoonservice worden geselecteerd op een prettige telefoonstem, vriendelijkheid en geduld. Daarnaast trainen we ze 8 tot 10 weken in het voeren van klantgerichte gesprekken. Daardoor kunnen ze elk gesprek aan. Ook als een klant in een minder goede bui belt. Bovendien blijven we ze continu coachen. Je mag er dus vanuit gaan dat je klant een professionele telefoniste aan de lijn krijgt.
Onze telefoniste fungeert als een verlengstuk van jouw bedrijf. Vooraf maken we kennis en vertel jij ons meer over je bedrijf. Hoe wil je omgaan met je klanten (formeel, informeel), welke talen verwacht je van ons (Engels en Duits misschien?) en wat zijn veelgestelde vragen die wij al voor je kunnen beantwoorden? Klanten die bellen hebben vaak niet eens in de gaten dat de telefoniste niet bij jou in vaste dienst is.
Overzicht op alle inkomende gesprekken in je eigen dashboard
Als je onze telefoonservice inschakelt dan neemt onze telefoniste vanaf dat moment voor jou alle telefoontjes aan. Van elk gesprek maakt ze een belnotitie die ze je via WhatsApp, e-mail of SMS verstuurt. Je kan op dat moment kijken of je direct wilt reageren of dat het kan wachten. Ze zet de notitie namelijk ook in je eigen dashboard waar je overzicht houdt op alle inkomende gesprekken.
Telefoonbeantwoording wanneer het jou (niet) uitkomt
Je bepaalt zelf wanneer je de telefoonbeantwoording doorschakelt naar onze telefoonservice. Je kan dit op elk moment zelf eenvoudig via je telefoon aanpassen. Dit zijn je opties:
Altijd
Dan neemt onze telefoniste elk telefoontje aan dat binnenkomt. Een vaste telefoniste zonder dat je zelf verantwoordelijk bent voor de personeelszaken.Met een vertraging van 10 seconden
Met deze optie mis je nooit meer een gesprek omdat je net te laat bent. Wij nemen automatisch op na 10 seconden. Zelfs voor een ongeduldige beller is dat nog snel genoeg.Als je in gesprek bent
Handig als achtervang als je zelf in gesprek bent.Als je geen bereik hebt
Staat je mobiel uit of heb je om een andere reden geen bereik? Ook dan gaan telefoontjes door naar onze telefoniste.
Bepaal wanneer je bereikbaar bent
Standaard nemen wij de telefoon op tijdens werktijden op doordeweekse dagen van 8.00 tot 18.00 uur. Heb je klanten die verwachten dat je ook ’s avonds en in het weekend bereikbaar bent? Dan kun je je bereikbaarheid voor € 10,- extra per maand uitbreiden tot 22.00 uur door de week en van 9.00 tot 17.00 uur in het weekend. Heb je een storingsdienst of een andere reden om 24/7 bereikbaar te zijn? Dan is die mogelijkheid ook bespreekbaar met onze klantenservice.
Kosten van telefoonbeantwoording door een telefoonservice
Omdat je zelf bepaalt wanneer je doorschakelt, houd je regie over de kosten. Je betaalt naar gebruik. Heb je meer telefoontjes, dan wordt het goedkoper per telefoontje. We hebben 2 pakketten. Je kiest gewoon welke voor jouw bedrijf het meest voordelig is. Hiermee willen we telefoonbeantwoording door een telefoonservice toegankelijk maken voor iedereen: van zzp’er tot multinational. Onze diensten zijn dagelijks opzegbaar, dus ook daarin ben je flexibel.
aKijk op onze website om meer te lezen over onze pakketten.
Probeer nu 30 dagen gratis telefoonbeantwoording door onze telefoonservice
Hebben we je enthousiast gemaakt over de mogelijkheden en de vrijheid die telefoonbeantwoording door een telefoonservice je biedt? Laten we dan kennismaken! De eerste 30 dagen mag je gratis en vrijblijvend gebruikmaken van onze telefoonservice. Dan kun je ervaren hoe het werkt en wat je klanten ervan vinden. Daarna beslis je of je verder wilt, met welk pakket en wanneer je doorschakelt. Maximale flexibiliteit en bereikbaarheid!