Een telefoon antwoord service, wat mag je daarvan verwachten? Dat ze de telefoon opnemen, zal je al begrijpen uit de naam. Maar hoe werkt dat, hoe weten ze hoe jouw bedrijf werkt, wanneer nemen ze de telefoon op en hoe weet je zeker dat ze je klanten netjes te woord staan? Het antwoord op al die vragen geven we in deze blog.
Waarom zou je een telefoon antwoord service inhuren?
Of je nou zelfstandig ondernemer bent of CEO van een groot bedrijf, je wilt dat klanten jouw bedrijf altijd kunnen bereiken, in ieder geval tijdens kantooruren. Want als je als bedrijf niet bereikbaar bent, dan heeft dat een slechte uitstraling. In de praktijk is dat lastig, want je bent ook wel eens onderweg, of in overleg, of geconcentreerd bezig met een klus. Dan ben je niet in staat om de telefoon op te nemen. Voor je collega’s kan hetzelfde gelden. En zelfs als je een vaste telefoniste in dienst hebt, dan is ze wel eens van haar plek of geniet ze van een welverdiende vakantie. Op al die momenten dat jij of je collega’s de telefoon niet (kunnen) opnemen, kun je doorschakelen naar een telefoon antwoord service.
Dat hoef je niet elke keer handmatig te doen, want stel je voor dat je het een keer vergeet, dan gaat de telefoon nog voor niets over! Daarom hebben we een aantal handige opties voor je. Lees verder om te zien hoe die werken.
Wanneer een telefoon antwoord service voor je opneemt: de verschillende opties
Bij Antwoordservice Telefoonservice bieden we 4 mogelijkheden om door te schakelen. Je kan deze zelfs eenvoudig instellen en wijzigen via je telefoon. Dit zijn je opties:
1. Permanent doorschakelen
Met deze instelling gaan je telefoontjes rechtstreeks door naar onze telefoniste. Geen zorgen voor jou en altijd bereikbaar voor je bellers.
2. Vertraagd doorschakelen
Wanneer je niet binnen 10 seconden opneemt, wordt het telefoontje doorgeschakeld naar onze telefoniste. Wij nemen altijd binnen 3 keer overgaan op, dus je beller hoeft niet lang te wachten. Met deze instelling mis je nooit een gesprek. Ook als jullie eigen telefoniste even van haar plek is. En.. jij en je collega’s hoeven nooit meer te rennen om de telefoon op te nemen.
3. Doorschakelen bij in gesprek
Bij deze instelling gaat het inkomende gesprek automatisch door naar onze telefoniste als jullie in gesprek zijn. Alle andere gesprekken nemen jullie zelf op. Nooit meer last van overflow.
4. Doorschakelen bij geen bereik
Heeft jouw telefoon geen bereik, dan gaat het gesprek automatisch door naar onze telefoniste.
Omdat je zelf kiest welke optie op dat moment het beste past, houd je de regie over de kosten. Je betaalt namelijk voor wat je gebruikt. De kosten per gesprek hangen van het pakket dat je kiest. We leggen je uit hoe dat werkt.
Kosten van een telefoon antwoord service
De kosten van een telefoon antwoord service zijn goedkoper dan zelf iemand vast in dienst nemen. En als je het omrekent, waarschijnlijk ook nog wel goedkoper dan wanneer je zelf de telefoon opneemt. Het is namelijk niet alleen de tijd van het telefoontje beantwoorden (en opvolgen!), maar ook de tijd die het kost om weer terug in je concentratie te komen. Dat kost gemiddeld zo’n 6 tot 20 minuten. Reken dan maar eens uit over een werkdag hoeveel tijd je verliest en zet dat tegenover de kosten van onze pakketten. De tarieven van de pakketten vind je hier. Wij bieden 2 pakketten:
Flexibel
Hiermee ben je maximaal flexibel omdat je per telefoontje betaalt. Handig als je sporadisch telefoon krijgt.
Zorgeloos
In dit pakket zijn 65 gesprekken inbegrepen. Als je elke maand rond de 65 telefoontjes krijgt, of meer, dan is dit de goedkopere optie, want ook buiten de bundel betaal je minder per gesprek.
Beide abonnementen zijn dagelijks opzegbaar, dus ook het Zorgeloos pakket is flexibel!
Wat gebeurt er als een telefoon antwoord service voor jou opneemt?
Je kent nu de opties en de kosten, tijd om eens te kijken wat een telefoon antwoord service doet. Wanneer je doorschakelt, neemt onze telefoniste de telefoon voor je aan. Om jouw bellers goed te helpen, vertel je ons vooraf in een kennismakingsgesprek over je bedrijf, de veelgestelde vragen, hoe je met klanten omgaat (formeel of informeel) en welke talen nodig zijn (bijvoorbeeld ook Engels en Duits). De telefoniste heeft dus al kennis van je bedrijf. Daarnaast trainen we haar op klantgerichte gesprekken. Je bellers krijgen dus altijd een professional aan de lijn.
Van elk inkomend gesprek maakt de telefoniste een belnotitie. Die ontvang je direct na het gesprek via WhatsApp, e-mail of SMS, dat bepaal je helemaal zelf. En ze zet deze notitie in je eigen dashboard. Daar heb je overzicht van alle inkomende gesprekken en of er opvolging nodig is. Veelgestelde vragen kan ze op basis van jouw informatie zelf al afhandelen. In andere gevallen schakelt ze door naar de juiste persoon binnen jullie bedrijf of laat ze een notitie achter. Het voordeel is dat je altijd bereikbaar bent voor je bellers, en er nooit meer telefoonnotities verloren gaan. En daarmee verbeter je je klantenservice! Zeker wanneer je je klantenservice uitbreidt naar de avonden en de weekenden. Ook wat betreft de uren dat je bereikbaar bent, heb je namelijk verschillende opties.
Beter bereikbaar
Wanneer je gebruikmaakt van onze telefoniste service kies je zelf wanneer je bereikbaar wilt zijn voor je bellers. Je kunt kiezen uit:
Standaard: van maandag tot en met vrijdag van 08.00 uur tot 18.00 uur. Deze is inbegrepen bij je abonnement.
Uitgebreid: op werkdagen tot 22:00 uur en in het weekend van 09:00 tot 17:00 uur. Hiervoor betaal je €10,- extra per maand.
24/7 bereikbaarheid: is mogelijk in overleg met onze klantenservice.
Telefoon antwoord service gratis 30 dagen proberen?
Je weet nu hoe een telefoon antwoord service werkt. Wil je testen wat het doet voor jouw klantenservice? Probeer ons dan gratis en vrijblijvend 30 dagen uit. Meld je aan op onze website en binnen een half uur kunnen we de telefoon voor je aannemen!